framedesignlab.com

Procedurile de facturare și contabilitate ale biroului sunt importante pentru a menține lucrurile corecte și fără confuzii. Dacă fiecare birou decide să facă lucrurile în felul său, în curând vei avea o mare mizerie în mâinile tale. Procedurile contabile dau structură și organizare proceselor. De exemplu, dacă o companie are o procedură de plată a facturilor în fiecare marți, atunci facturile sunt plătite marți, indiferent de cine face asta. Procedura nu este auzită; este o regulă de afaceri. Întreprinderile mici își pot consolida procedurile, făcându-le mai eficiente și mai utile atunci când conduc o firmă.

1

Identifică-ți riscurile și punctele slabe. Pentru a vă îmbunătăți procedurile de contabilitate și facturare, trebuie să vă dați seama de domeniile care trebuie îmbunătățite - este posibil să nu fie o sarcină ușoară. Va trebui să analizați unde se află problemele, de multe ori nu sunt ușor de văzut. Va trebui să observați și să căutați blocaje în sarcinile contabile și riscurile de fraudă și eroare. De exemplu, ați putea observa că colecțiile dvs. de creanțe sunt prea lente. Se poate datora faptului că facturile sunt trimise prea târziu sau că facturile sunt confuze sau poate pentru că trebuie să începeți să acceptați plăți cu cardul de credit. Sau, pentru că cineva „împrumută” fonduri de la afacerea dvs. Poate că motivul care stă la baza plății lente este că poșta nu este deschisă în fiecare zi cu promptitudine. Identificarea problemelor și ceea ce stă la baza problemei poate fi dificilă.

2

Fiți la curent cu verificările și soldurile. De multe ori, cel mai rapid mod de a rezolva o problemă, poate să nu fie cel mai bun, deoarece poate elimina procesele „verificări și echilibrări”. De exemplu, o persoană care efectuează facturarea nu ar trebui să fie cea care primește plăți. Acesta este un concept de bază „verificări și solduri” cunoscut sub numele de segregare a atribuțiilor. Dacă aceeași persoană facturează și primește fonduri și există o eroare, aceasta poate fi ascunsă sau ratată cu totul. Dacă persoana care facturează fură fonduri, este greu de prins, deoarece îndeplinește toate funcțiile în cadrul unui proces, o idee proastă. Au cel puțin două persoane implicate în principalele procese contabile de primire a banilor și a plății facturilor.

3

Discutați cu clienții și furnizorii despre facturare și alte probleme. Feedback sau reclamații de bun venit - acestea sunt de obicei semne că anumite proceduri trebuie schimbate. Urmăriți nemulțumirile oamenilor și căutați modele. De exemplu, atunci când prea mulți oameni se plâng de atitudinea persoanei dvs. de primit, atunci este posibil să trebuiască să fie instruit și să se îmbunătățească procedurile pentru a include eticheta și așteptările telefonului.