framedesignlab.com

Când planificați divertismentul pentru o conferință, nu uitați că doar o parte a scopului evenimentului este de a distra participanții. În plus față de a face evenimentul plăcut, trebuie să îl faceți un punct de vânzare care să atragă participanții și să ofere oportunități pentru rețele și desfășurarea de activități. Nu planificați divertismentul conferinței în vid - colaborați cu planificatorul de evenimente pentru a determina ce elemente vor face ca divertismentul să se potrivească cu scopul conferinței.

Aflați scopul

Primul pas în planificarea divertismentului pentru o conferință este să înțelegeți de ce grupul care organizează întâlnirea dorește divertisment. Divertismentul poate fi un cost semnificativ pentru o conferință, deci este probabil ca scopul principal să fie încurajarea unei participări mai mari. Un alt scop poate fi de a oferi participanților șansa de a face rețea în afara seminarului și a expoziției comerciale.

Cunoașteți publicul

Opțiunile dvs. de divertisment se vor învârti în jurul publicului. Dacă este un grup mai vechi, este posibil să doriți un decor mai tradițional, decât unul cu muzică puternică, lumini intermitente sau decor ultramodern. Este posibil ca publicul mai tânăr să se bucure de un club sau un bar sau restaurant funky. Faceți site-ul dvs. interesant pentru soți dacă vor participa și dacă participarea crescută este unul dintre factorii cheie pentru eveniment.

Aflați tema

Dacă conferința are o temă, legați evenimentul de divertisment în temă. Dacă tema conferinței se învârte în jurul sportului, organizați-vă evenimentul într-o sală de gimnastică locală cu o trupă de bătrâni pentru a crea un șoset. Dacă tema este nautică, rezervați o croazieră cu cocktailuri. Legarea evenimentului dvs. în tema conferinței vă ajută să creați continuitate și vă arată că lucrați cu organizația pentru a-și îndeplini scopul pentru conferință.

Alegeți locația

Dacă scopul divertismentului este de a crește frecvența, alegeți un loc care să îi intereseze pe oaspeți, în căutarea unor site-uri pe care nu le pot ajunge acasă. Organizați un cocktail la un muzeu local sau la o grădină botanică. Duceți oaspeții la un restaurant dintr-o parte istorică a orașului de care au mai auzit. Nu alegeți un site puternic dacă rețeaua este critică. Accesați-l ușor, aranjați un autobuz sau o navetă dacă site-ul nu se află la câțiva pași sau vremea va fi rea.

Logistică

Aflați care este bugetul dvs. pentru a determina cât de mult puteți cheltui pe alimente și băuturi, transport, închiriere de camere, audiovizual și decorațiuni. Contactați potențialele locuri și obțineți costuri pentru închirierea de camere, mâncare și băuturi și AV. Negociați-vă contractul, căutând cele mai mici garanții posibile până când aveți o idee mai bună despre prezența dvs. Multe site-uri vor cere o cantitate minimă de alimente și băuturi, cu garanția finală cu 24 - 48 de ore înainte de eveniment.