framedesignlab.com

Începerea procesului de salarizare pentru orice companie începe cu obținerea documentației corespunzătoare de la angajați. Departamentul de resurse umane va transmite un formular intern sau o copie a scrisorii de ofertă acceptată completată cu documentele corespunzătoare către departamentul de salarizare. Odată ce acest proces este verificat ca terminat, poate începe înregistrarea informațiilor despre angajați și pot începe calculele pentru perioada de salarizare. Toate aceste informații sunt păstrate în mod strict confidențial, trebuie să fie cunoscute și arhivate sub cheie.

Verificarea eligibilității pentru ocuparea forței de muncă

În departamentul de salarizare, formularul de eligibilitate pentru angajare este adesea denumit formularul I-9. Fiecare angajat angajat trebuie să completeze acest formular și să furnizeze documentația de asistență care să indice eligibilitatea pentru angajare în Statele Unite. Furnizat sub formă de descărcare de către Serviciile de cetățenie și imigrare din SUA, formularul I-9 necesită două forme de identificare verificabile dintr-o listă prestabilită de identificare acceptabilă. Angajatorii americani trebuie să păstreze I-9 la dosar în salarizarea sau fișierul resurselor umane al angajatului. Angajatorul este obligat să revizuiască formele de identificare prezentate și să asigure legitimitatea. Formularele trebuie păstrate până la un an după terminare pentru inspecție de către oficialii autorizați ai guvernului SUA la cerere.

Determinarea deducerilor fiscale

Angajații completează formularul W-4 atunci când sunt recent angajați sau fac modificări la deducerile lor fiscale și își furnizează numărul de securitate socială pentru salarizare. Acest formular este păstrat la dosar cu evidența salarizării și necesită de obicei o actualizare anuală, cu excepția cazului în care se fac modificări. Este o idee bună ca angajații să furnizeze formulare W-4 actualizate atunci când serviciul de venituri interne actualizează formularul, care este disponibil gratuit de pe site-ul său web. Angajații completează calculele foii de lucru pentru a determina indemnizațiile de reținere și le semnează și datează înainte de a le transforma în departamentul de salarizare sau resurse umane. Acest formular permite departamentului de salarizare să determine numărul de deduceri și statutul fiscal al angajatului, singur sau căsătorit, la calcularea deducerilor de salarizare.

Scrisoare de ofertă

În funcție de structura internă a companiei, departamentul de resurse umane sau managerul angajatului va trimite o copie a scrisorii de ofertă semnate sau a altui formular pentru a furniza salarizarea cu statutul angajatului, salariul orar sau lunar al angajatului și beneficiile pentru care angajatul se califică. Acest formular sau scrisoare trebuie să indice dacă angajatul este scutit sau neexentat, deoarece angajații neexentați se califică pentru orele suplimentare. Pentru angajații scutiți, nu ar trebui prezentate carduri de timp, iar salariul este calculat la fel pentru fiecare perioadă de salarizare finalizată.

Înregistrați informații

După ce se obține toată documentația adecvată, pentru acele companii care utilizează software de salarizare, fiecare nou angajat trebuie să fie introdus în sistemul de salarizare. Sistemul va menține toate informațiile adecvate, inclusiv numărul de securitate socială al salariatului, salariul pe oră sau salariul anual al angajatului, numărul deducerilor reținute, furnizate de angajat în formularul IR-W-4 și statutul de reținere a angajatului, cum ar fi celibatar sau căsătorit . Informațiile despre beneficii sunt, de asemenea, introduse, care pot include atât contribuțiile angajatorului, cât și contribuțiile angajaților. Sunt incluse, de asemenea, eligibilitatea pentru programul special, cum ar fi planurile de cafenea, conturile de reținere medicală și orice deduceri de 401k. Dacă angajatul nu a predat formularul IRS W-4, statul de plată este de a calcula reținerile fiscale la rata unică mai mare.