Idei de depunere și organizare

Oricât de mult ți-ai dori să crezi că trăiești într-o eră complet digitală, există încă o mulțime de documente pe hârtie folosite în fiecare zi. Majoritatea contractelor necesită semnături originale cu cerneală, facturile și fișele de ambalare sunt tipărite și expediate împreună cu fiecare comandă, iar documentele de licitație sunt tipărite și legate în mod normal într-o carte. Trebuie să utilizați idei de depunere și organizare pentru a vă asigura că puteți accesa cu ușurință lucrări importante.

Arhivare

Dacă permiteți amestecarea fișierelor dvs. active cu fișierele arhivate, atunci acest lucru poate face mai dificilă găsirea documentelor actuale decât trebuie. Creați două sisteme de înregistrare în cabinetul dvs. de înregistrare. Faceți din partea de sus a cabinetului fișiere active, iar partea de jos fișierele arhivate. Fișierele arhivate vor necesita, în mod normal, mai mult spațiu, așa că permiteți mai mult spațiu în sertar în dulapul dvs. pentru aceste fișiere. Plasați fișierele active în partea de sus a dulapului pentru acces ușor și puneți fișierele arhivate în partea de jos.

Cod de culoare

Când te uiți la un sertar de dulapuri plin de foldere Manila, toate pot începe să arate la fel. O modalitate prin care puteți găsi mai ușor fișierul potrivit este să utilizați un sistem de codare color în folderele de fișiere. Puteți cumpăra autocolante colorate pentru folderele de fișiere de la orice magazin de articole de birou. Puteți utiliza culorile pentru a desemna diferite departamente, pentru a diferenția fișierele financiare de cele nefinanciare sau pentru a descompune fișierele în funcție de responsabilitatea executivă. Pentru a-i ajuta pe ceilalți să folosească sistemul dvs. de codare a culorilor, creați un ghid pe o bucată de hârtie obișnuită de 8 1/2 / 11 inci, care are autocolantele împreună cu ceea ce sunt menite să reprezinte.

Sub-foldere

Dacă aveți informații care pot fi separate cu ușurință în subcategorii, atunci ar trebui să utilizați sub-foldere pentru a vă ajuta să înregistrați aceste informații. De exemplu, dacă aveți o serie de fișiere pentru fiecare dintre cele 50 de stări, utilizați 50 de sub-foldere pentru a păstra informațiile separate în sistemul dvs. de înregistrare. Subdirectoarele vă pot ajuta să separați facturile active de facturile plătite, să defalcați diferitele înregistrări ale personalului departamentului sau să păstrați toate informațiile pentru fiecare comandă de cumpărare grupate în funcție de numărul comenzii de cumpărare.

Păstrați-l organizat

Creați o regulă de birou care permite doar unui grup restrâns de persoane desemnate să extragă fișiere și să pună fișiere înapoi în dulapuri. Dacă permiteți oricui din companie accesul la fișiere, atunci în cele din urmă sistemele de înregistrare vor fi ignorate și va exista confuzie. Permiteți anumitor persoane care cunosc sistemele să extragă fișiere numai pentru cei care au nevoie de ele și să returneze fișierele când acestea sunt terminate.